منتدى قالمة للقانون
مرحبا بكم في منتدى قالمة للقانون

كن منظماً لتنجح

استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي اذهب الى الأسفل

كن منظماً لتنجح

مُساهمة من طرف المحامية علياء النجار في السبت أبريل 17, 2010 12:17 pm

حيث يحاول كثير من الناس تنظيم وقتهم عند انجازهم لاعمالهم ولكنهم يفشلون احيانا لعدم درايتهم بالاسباب الحقيقة التي تهدر وقتهم او عدم معرفتهم بالوسائل التي تساعدهم على التنظيم ونحن كمحامين نحتاج اكثر من غيرها الى التنظيم والتخطيط وووضع الخطة والاهداف ...

فاحببت ان افيدكم مما كتبته في دفتر لي سميته ملاحظات محامية متمرنة سجلتها اما من ملاحظتي الخاصة او بتوجيه من استاذي حيث اعتبر هذا الدفتر اهم من هويتي عند الخروج الى العمل واليكم بعض ما ورد فيه :



من اهم الوسائل المساعدة على تنظيم الوقت :







وضع قائمة للاعمال الرئيسية :

وهي التي تتضمن كل الاعمال التي سننفذها او الاعمال التي ما زالت قيد التنفيذ وهيالتي تشكل حجم لهذا اليوم واليوم التالي ....
نستطيع عن طريق هذه القائمة تتبع جميع الاعمال وتكوين فكرة عامة عما نفذ وما يجب تنفيذه لاحقا
سجل القائمة على دفتر المحامون الخاص بالمواعيد والجلسات وليس على اوراق منفصلة يصعب حفظها او من الممكن ان تسجل على دفتر مستقل تسميه جدول الاعمال الادارية
لاحظ انه يجب مراجعة القائمة يوميا والحرص على تنفيذ الاعمال الاكثر اهمية وباسرع ما يمكن واذا برزت اعمال جديدة فانها تضاف الى القائمة . اما العمال المنفذة فانها تشطب ..
لا تنسى تدوين تاريخ ادخال كل عمل في القائمة وبذلك تعرف الزمن الذي بقي العمل فيه دون تنفيذ ...






دفتر العناوين :
تسجل فيه عناوين وارقام الاشخاص الذين تربطك بهم علاقات مختلفة ويفضل كتابة تلك المعلومات بقلم رصاص لان التصحيح فيه بعد الكتابة اسهل ... وعليك ان تسجل التغيرات تلك فور معرفتك بها فورا ...







اما من الاسباب التي تهدر الوقت :





التراكم والتاجيل :
اوراق محفوظة لا داعي لها قد تسببلك بعض الارباك والفوضى في المكتب فعلينا نقل المعلومة منها لى الدفتر او الاضبارة الخاصة بها و من ثم التخلص منها حتى لا تسيي الفوضى ...






تنفيذ اكثر من عمل في وقت واحد :
ان اكثر ما يربكني في اثتاء عملي كمحامية هو تنفيذ اكثر من عمل في وقت واحد حيث يضيع علي ذلك التركيز في العمل الاول ويقلل من كفائته ....
فلنكن واقعيين فلا نبدا بالعمل الاخر الا بعد انتهاء الاول ....





عدم النظام :
هي من اهم الاساب التي تهدر الوقت فلنحاول لحل ذلك تبسيط الاعمال فيمكن مثلا تقليل الوثائق المصورة ...





القراءة البطيئة :
يفضل القاء نظرة عامة على الاوراق وتحديد الهام منها او الطلب من احد المساعدين في المكتب و الزملاء تلخيص مضمون تلك الاوراق ولا مانع من التمرن على القراءة السريعة .. كما ذكر في بعض المشاركات السابقة والتي تتحدث عن القراءة التصويرية ...





الفوضوية :
يجب ان نعلم ان تكديس الاوراق على سطح المكتب قد يسبب في ضياعها ( خصوصا اذا كنا مسؤلين عنها كمتمرنين ) ويطول من مدة مراجعتها ....
ووجود الاوراق الزائدة على المكتب يطعي انطباعا بانك غير مرتب يحب التاجيل وغير قادر على التحرك برعة واصدار القررات فاوجد طريقة لترتيب الاوراق افضل من تركها مبعثرة هكذا ....





الخوف من النسيان :
دواءه : تسجيل وتدوين كل عمل ثانوي او اساسي دون الاعتماد على الذاكرة وحدها لانها قد تخذلك في ضغط العمل ....





عدم القدرة على التخطيط :
وهذا يسبب ضعفا او ترددا في اتخاذ القرارات ... وبالتي عدم عدم انجاز العمل في وقته المحدد 0000






تجاهل التخطيط :
ليكن معلوما لديك ان صرف ساعة واحدة في التخطيط الجيد لعمل يوفر الوقت الكثير عند تنفيذ هذا العمل مع الحصول على نتائج افضل 0000





عدم وجود توصيف للعمل :
الشائع بين المحامين انه مادم العمل يستغرق عدة ايام فقط فلا داعي للتخطيط له .. وهذا خطا
وكذلك الشائع ان الاعمال الطارئة ( كتجديد دعوة لدعوى قرر فيها القاضي ان تكون بنظام تبادل اللوائح ) لا تدون وهذا خطا فيجب تدوين كل الاعمال ولو كانت بسيطة ....






التقدير الخاطئ للزمن الذي يستغرقه العمل منا .







الخبرة غير المتوافرة في انجاز اكبر قدر من الاعمال :
وهذا ات من الضعف في الممارسة







ترك الاعمال غير مكتملة :
ان ترك الاعمال غير مكتملة يستغرق تنفيذ ها وقتا اطول بالعودو اليها من جديد ... لانه بالعودة اليها سترى ان التفاصيل غير واضحة






العادات السيئة :
كالتحدث مع لزملاء اثناء كتابة مذكرة اخلاء سبيل .... و المقاطعة اثتاءالحديث ..... او صرف وقت في التدخين ....
وعلى ذكر التدخين احب ان اصح لمحامين المتمرنينوغيرهم بالابتعاد كليا عن هذه العادة السئية حيث يكفينا ما نستنشقه كل يوم من الدخان المتراكم في القصر العدلي وانفاس الموكلين لا تخلو من رائحة السجائر والمواصلات المليئة بدخان السيارات و000و000وو000 وبعد كل هذا بدلا من نعود الى المكتب او البيت لندع لرئتانا شيئا من الهواء النقي ... لا بل اننا نكمل المصيبة وندخن في المكتب او داخل الاسرة ليصبح الضرر مضاعفا ...
فارجو ذلك من كل المدخنين رحمة بصحتهم ................






من الاسباب التي تهدر الوقت ايضا

وجود المكتب في مكان غيرملائم
كان يكون قريبا من ضجيج السيارات او يشارك فيه اكثر من محاميين اثنين والا ( غيره ان استطعت )






المقاطعة عن طريق المكالمات الهاتفية :
لقد وجدت ان اهم ما يقطع سلسلة افكار لمحامي اثاء عمله هو تلك المكالمات لهاتفية التي تسبب الانقطاع عن العمل مما يؤدي الى تاخير تنفيذه .......
لذلك يجب وضع خطة لتدارك هذا الامر عن طريق تخصيص احدهم للرد على المكالمات وتلخيص المطلوب دو ن الاستماع الى كامل المكالمة او تخصيص وقتا لارسال واستقبال المكالمات .......






واخيرا :





استثما رالوقت الضائع بحكمة :

حيث وجدت ا ن اغلب وقتنا كمحامين يذهب في الانتظار او في المواصلات او في البحث عن مكان لركن السيارة
فيمكن صرف هذا ا لوقت بصرف 15 دقيقة مثلا كل يوم بقراءة احد مجلات المحامون او احد الكتب الجديدة الصادرة ( وتعجبني كتب الاستاذ محمد فهر شقفة ) حيث انك تستطيع فهمه واستيعابه بسبب اسلوبه الشيق وتاليفه الرائع ..... وبهذا وبحساب بسيط يمكنك قراءة 25 كتاب من الحجم المتوسط في العام الواحد


واليكم هذه المعلومة البسيطة التي استنتجها :
يصرف المحامي في السنة ما يزيد على 700 ساعة في ركوب السيارة او الانتقال مشيا من مكان الى اخر او الازدحام في وسط المدينة ...
700 / 24 = 30 يوم
أي ما يقارب الشهر وانت في تحرك مستمر فمن الافضل ان يكون هذا الوقت مستثمر

المحامية علياء النجار

عدد المساهمات : 58
تاريخ التسجيل : 30/12/2009

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي الرجوع الى أعلى الصفحة


 
صلاحيات هذا المنتدى:
لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى